Ди Келси, Пэм Пламб «Блестящие совещания»

Введение

Эта книга о полезных идеях, об экономии времени и эффективном проведении встреч, совещаний и собраний. Она написана для людей, заинтересованных в том, чтобы проводимые ими мероприятия были более продуктивными, творческими и яркими. В ее основу заложена идея о том, что лучшие решения вырабатываются группами людей, а не отдельными ее членами. У каждого из участников встреч свой подход к проблеме, уникальный жизненный опыт, но в группе они могут  положительно влиять на творческий потенциал друг друга, создавать синергию, формировать нечто новое, большее.

Наша книга — это практическое руководство, основанное на  многолетнем опыте повседневной работы. В 1997 году мы издали книгу Great Meetings! How to Facilitate Like a Pro. В ней тоже использован наш собственный опыт обучения организации и проведения мероприятий. Ее успех убедил нас в том, что она полезна многим.

Семь лет спустя в новом нашем издании под названием Great Meetings! Great Results мы рассказали о том, что мало провести встречу профессионально — нужно добиться наилучших результатов.

Для работы в группе требуются особые навыки. На совещаниях разрабатываются лучшие планы, проводится наиболее успешная подготовка к их осуществлению. Прежде всего необходимо тщательно подготовить повестку дня. Управление встречей требует незаурядных организаторских навыков и владения необходимыми инструментами.

Эта книга поможет вам овладеть секретами подготовки, научит определять этапы планирования эффективной встречи, обеспечит полным набором инструментов и обучит технике успешного проведения встреч и совещаний.

Что вы найдете в этой книге?

Глава 1. Методическая фасилитация: ключ к отличной встрече.

Эта глава содержит ответы на вопросы, что такое методическая фасилитация, чем она отличается от организации, процесса ведения, обучения и консультирования. Вы найдете описание многообразных ролей фасилитатора в процессе проведения встречи. Кроме того, мы даем определения межличностным отношениям, которые облегчают работу фасилитатора, и описываем необходимый ему инструментарий.

Глава 2. Знание группы.

В этой главе внимание сосредоточено на динамике группы. Не углубляясь в теорию вопроса, мы рассматриваем, как работают группы, какие изменения происходят в них. Вы сможете прочувствовать и оценить всю сложность проблемы, возникающей при планировании и проведении каждой конкретной встречи. Здесь освещены факторы, влияющие на динамику группы, стадии ее развития, особенности группового поведения и ролевых функций, которые определяют работу группы, выдвигают на первый план или, наоборот, сглаживают ее проблемы.

Глава 3. Хорошее начало — залог успеха.

Глава посвящена вопросам подготовки встреч. Один из них — нужна ли встреча вообще? Мы рассказываем о том, как сформулировать цель проведения встречи и описать желаемый результат, как собрать нужную для этого информацию. Глава завершается образцом контрольного списка элементов, необходимых для качественной подготовки встречи.

Глава 4. Структура успешной встречи.

Содержит конкретные элементы плана совещания, включая организацию успешного начала, нацеленность на конкретный результат и налаживание хода встречи. Здесь вы найдете советы относительно «тылового» обеспечения встречи и предложения по техническому оснащению кабинета или зала.

Глава 5. Понимание процесса.

В этой главе описаны три основные стадии процесса: анализ проблемы, определение цели и принятие решения, включающего формулирование и оценку возможных вариантов. Предложен инструментарий для каждого из этих этапов. Даны советы и рекомендации по планированию мероприятия, сформулированы особые методы проведения встреч, а также приведены источники, в которых можно найти более подробное освещение упомянутых проблем.

Глава 6. Выбор подходящего инструмента.

Перечислен широкий набор инструментов, которые используются для выдвижения идей, их оценки и принятия решений. Описание каждого инструмента позволит понять, в каких случаях он наиболее полезен и как его применять.

Глава 7. Максимальное раскрытие творческого потенциала группы.

Рассмотрен ряд методик, позволяющих группе наиболее полно раскрыть свой потенциал. Представлены техники «разогрева» группы, методы ее формирования, поощрения дискуссий и способы удержания внимания группы на решаемой проблеме.

Глава 8. Поощрение плодотворного общения.

Изложены методы выработки навыков плодотворного общения, важных как для фасилитатора, так и для участников встречи. Описаны способы создания благоприятной для дискуссии атмосферы, выработки умения слушать собеседника, методы высказывания личных обращений, различные варианты постановки вопросов и способы модификации (рефрейминга) речевых формулировок.

Глава 9. Урегулирование возникающих в группе конфликтов.

Глава посвящена конфликтам в группе. Разница во мнениях, как правило, положительно сказывается на ходе дискуссий и в целом полезна. Речь идет о том, как бороться с негативными сторонами конфликтов, как получать творческий импульс из противоположных мнений. В начале главы описаны методы предупреждения ненужных конфликтов, объясняются источники конфликтов, после чего мы переходим к способам вмешательства в групповые конфликты, а также к методам урегулирования межличностных конфликтов, возникающих в группе.

Глава 10. Вмешательство: когда оно необходимо?

В этой главе описано, как можно вмешиваться в возникающие во время обсуждения острые ситуации, а также справиться с вызывающим поведением отдельных участников. Рассказано, как проанализировать природу этой проблемы и выбрать метод вмешательства, включая способы, которыми при необходимости можно заставить человека замолчать. Для иллюстрации использования описанных способов приведены конкретные примеры.

Глава 11. Использование графического материала при проведении встреч.

Описаны способы использования графики для лучшей организации группового мышления; представлены некоторые графические символы и методы их включения в набор полезных инструментов.

Глава 12. Размышления об искусстве фасилитации и управления встречами.

В главе внимание сфокусировано на личностных качествах, которые помогают приобрести профессиональный уровень фасилитатора встреч; на том, какие качества вам необходимы для успешного решения задач и как их развивать. Анализируется, что такое успех фасилитатора. Кроме того, рассматриваются этические проблемы, возникающие при фасилитации встреч.