Алексей Андрианов «Speechbook»

Глава 2

                   

Схемы деловых презентаций

 

Деловая презентация

 

Сегодня не вызывает сомнения то, что спектр форматов выступления современного спикера, оратора, бизнесмена, менеджера не ограничивается каким-либо одним жанром. Часто оратору приходится проводить публичные выступления, используя разные форматы и формы представления информации слушателям. Из этой главы вы узнаете о том, какие еще схемы деловой презентации можно применять сегодня для достижения своих целей. Овладение этими схемами дополнит ваш ораторский арсенал, поможет стать более убедительным, позволит последовательно и логично выстроить все элементы цепочки. Какую же схему выбрать?

 

Безусловно, все зависит от цели презентации, предмета обсуждения, целевой аудитории и контекста. Схемы, описанные в этой части книги, имеют как сходства, так и различия. Проработайте каждую из предложенных схем, потренируйтесь! Кроме описания схем, в конце этой главы вы также найдете тренировочные карточки, которые я предлагаю вам использовать как вспомогательный инструмент тренировки вашего мастерства.

 

Прошлое — настоящее — будущее

 

На свете существует много разных схем проведения презентации. Возможно, в вашем арсенале их уже несколько, и среди всех этих структур есть те, которые вам нравятся больше прочих.

 

«Прошлое — настоящее — будущее» — это еще одна схема, которая дополнит ваш набор и станет верным спутником в подготовке и проведении презентаций. Это логичный метод организации структуры как презентации, так и корпоративной истории. Название схемы соответствует трем временным периодам (рис. 2.1).

 

 

 

Область применения метода широка. Сегодня вы можете использовать его для презентации:

• персональных итогов;
• итогов работы, в том числе итогов реализации проекта;
• продукта;
• компании, интересы которой вы представляете.

Как все было… прошлое

Неважно, какой из случаев, описанных на предыдущей странице, вы выбрали, начать нужно все же с прошлого. Так вы обеспечите своему рассказу необходимую последовательность, благодаря которой то, что вы скажете, будет восприниматься легче.

 

Раскрывая этот временной период, следуйте рекомендации. Опишите:

проблемы;

решения, которые вы приняли для утилизации проблем;

предпринятые действия;

успехи, осложнения, которые возникли в процессе реализации вашего плана, и коррекцию (рис. 2.2).

Начните с разговора о проблемах

Кто-то скажет: «Зачем описывать проблемы?»

 

Постарайтесь изложить свое видение кратко и емко. Основная идея такова: проблемы активизируют мозг зрителей, да и вообще любого человека. Если вы не опишете проблемы, то все подумают, что вам все досталось легко: «Ему просто повезло». Презентация без описания проблем звучит достаточно скучно, чтобы ее слушать. Легче встать со стула и с видом очень занятого человека выйти из зала.

 

В каждом литературном произведении, в каждом художественном фильме, например сказке, есть проблема, с которой сталкивается главный герой. Именно с ней он борется и именно ее он решает, и неважно, что или кто выступает в качестве проблемы — Змей Горыныч или профессор Мориарти. Важно то, что герой приступает к ее решению.

 

Под проблемой мы будем подразумевать сложную ситуацию, некую неудовлетворенность. Именно описание проблем делает вашу презентацию, вашу историю интересной. Проблема «сажает на крючок» вашего слушателя.

 

Если вы рассказываете о реализованном проекте, но в вашей истории нет проблем, то либо вы не помните о них — и тогда придется вспомнить, либо наталкивайте зрителя на вопрос: «А зачем вообще эти ребята что-то делали, если все и так было в порядке?»

 

Поэтому коротко опишите проблему, с которой вы столкнулись.

 

Примеры:

 

• «В прошлом году, когда мы запустили проект и сделали первые шаги, при первом визите наших представителей в любую торговую точку все клиенты, как сговорившись, заявляли: “Нам ничего не надо”»;
• «В начале апреля один из наших клиентов обратился к нам с жалобой. Он говорил о низких продажах, об убытках и о том, что, двигаясь с текущей скоростью, он успеет на похороны своего бизнеса к июлю»;
• «Ровно через месяц после того, как мы вывели продукт на рынок и развезли его по магазинам наших клиентов, нам пришлось собирать возвраты. Продукт никто не покупал»;
•  «Ровно через неделю после того, как я приехал в этот город и решил остаться, у меня закончились все деньги до последней копейки. Но не закончились обязательства перед банками, которые предоставляли мне кредиты. Я не знал, что делать…».
• Опишите проблему! Проблема — это «перчик» в вашей презентации, в вашей истории, в вашем рассказе.
• «И что было дальше?»
• «Да-да, действительно, что было дальше?»

 

Именно такую реакцию мы должны вызвать рассказом о проблемах.

 

«Дальше? Я расскажу вам о том, что было дальше…»

 

Возможно, этот вопрос не прозвучит из чьих-то уст, возможно, вы увидите его в глазах своей изумленной публики. В любом случае — продолжайте!

 

Решения

 

Вы ведь не пустили все на самотек? Скорее всего, вы все взвесили, обдумали, посчитали, возможно, считали гораздо дольше, чем предполагалось. После чего вы все перепроверили, посоветовались с друзьями и коллегами и опять все пересчитали.

 

Так вот — обо всем этом рассказывать не нужно!

 

О решениях рассказать надо, а вот о процессе принятия этих решений рассказывать не обязательно, даже если он был витиеватым и тернистым. Расскажите о решениях, которые вы приняли для утилизации этой проблемы. Расскажите коротко и ясно.

 

И еще.

 

Имея опыт управления разными проектами, разными отделами и бизнесами, я глубоко уверен, что решение было не одно. Не было ведь такого, что вы просто забыли что-то в идеальном проекте. Верно?

 

Решений было несколько. И очевидно, что приняли вы их не сразу, возможно, они не были продуманы как план действий, но их было больше чем одно.

 

Расскажите о принятых решениях. Превратите их в последовательный план и выдайте его вашим зрителям общим списком.

 

Зачем?

 

Все просто.

 

Когда вы говорите о решениях, которые приняли, вы демонстрируете слушателям такие качества, как предприимчивость, смелость, желание изменить свой мир к лучшему.

 

Если вы не принимали решений, то лучше сначала научиться этому. В противном случае нечего будет рассказывать.

 

Примеры стартовых фраз:

 

«Я принял ряд важных решений…»;

«Мы приняли следующие решения…»;

«Для выхода из ситуации мы решили, что надо делать…».

 

Подведем небольшой итог.

 

1. Вспомните все решения, которые вы приняли, и расскажите о них. Совершенно неважно, что вы приняли их в разное время, с интервалами в три дня. Об этих интервалах знаете только вы…

 

1. Озвучьте все решения общим списком!
2. Объясните связь принятых решений с решением проблем.

Действия

 

Расскажите о действиях, которые вы осуществили.

 

Иногда действия могут отличаться от решений. Это может быть обусловлено разными факторами: от несвоевременности решений и отсутствия необходимых ресурсов до смены стратегии компании в связи с изменением политической и экономической ситуации в стране.

 

Расскажите о действиях коротко.

 

Иногда, когда оратор не задумывается об этом, его перечисление звучит очень странно, например так: «Мы принялись за реализацию намеченного плана. Во-первых, увеличили количество артикулов в магазинах, затем провели маркетинговые мероприятия…»

 

Согласитесь, «во-первых» не очень гармонично сочетается с «затем». Учитесь достигать однородности в перечислении, используйте равнозначные (адекватные) способы.

 

Пример 1:

 

«Во-первых…»; «Во-вторых…»; «В-третьих…».

 

Пример 2:

 

«Сначала…»;

«Затем…»;

«В завершение…».

 

Кратко и последовательно изложите все то, что вы сделали. Экономьте эфирное время. Помните, что больше четырех минут удерживать внимание может только очень опытный рассказчик. Дальше фокус внимания рассеивается, а публика вообще может уснуть.

 

Однако есть простой рецепт, который позволяет разбудить слушателей. Этого вы сможете добиться, если расскажете им об осложнениях.

 

Осложнения и коррекция

 

Продолжите и расскажите о возникших осложнениях. У вас не было осложнений?

 

Все ваши действия были эффективными? Все сработало?

Не было ошибок?

Никто не подвел?

Никто не промахнулся?

Все старались и работали на максимуме возможностей? Это неправда!

Ага, так мы вам и поверили…

Ложь!

 

Осложнения были. Так расскажите о них.

 

Если вы промолчите о том, как что-то из того, что вы запланировали, не сработало, то группа может потерять доверие к вашей истории. «Слишком уж все гладко», — скажет кто-то.

 

Если вы расскажете об осложнениях, то найдется кто-то, кто испытывал подобное в жизни: «Он такой же, как мы, у него тоже не все с первого раза получается».

 

Осложнения поднимают энергетику и показывают вашу близость к аудитории. Осложнения создают в истории напряжение. Расскажите о них.

 

Примеры перехода к рассказу об осложнениях:

 

• «Мы совсем не ожидали, что что-то пойдет не так»;
• «Мы даже представить не могли, какие трудности нас ждали»;
• «Совершенно неожиданно вдруг…»;
• «Если бы мы знали, как мы просчитались…».

 

Вообще, осложнения — это показатель того, что где-то что-то было не учтено при планировании, была допущена ошибка или даже несколько ошибок.

 

Но ошибки делать не плохо. Плохо их не исправлять.

 

Поэтому после того, как вы поведали слушателям об осложнениях, необходимо рассказать и о коррекции, о том, как вы исправили ошибки и изменили ситуацию.

 

Настоящее

   

Теперь, когда вы в красках описали «прошлое», переходите к рассказу о «настоящем». О чем же рассказывать здесь? О двух вещах:

 

о достигнутом результате;

о выводе, который вы сделали (рис. 2.3).

Результаты

 

Презентуя сегодняшний результат, вы расскажете о том, чего достигли, о положении дел на сегодня:

 

«Сегодня мы охватываем 5500 торговых точек»;

«Сейчас нас не только узнают, но и ждут»;

«Сегодня мы занимаем 32 % рынка, прирост за год — 23 %».

 

Как об этом говорить?

 

Смело, уверенно, гордо!

 

Уровень адреналина в крови должен подняться настолько высоко, чтобы каждый в зале понял всю вашу мощь.

 

Выводы

 

Продвигаясь дальше, сделайте вывод из полученного опыта и произнесите его вслух. Вывод — это мораль! Это урок, который вы извлекли!

 

Так и говорите: «Эта история научила меня тому, что…» Вас ведь эта история научила чему-то? Вы умеете анализировать? Вы умеете делать выводы?

 

Ну еще бы! Конечно, умеете. Вот и расскажите зрителям о своих выводах.

 

Примеры:

 

«Этот опыт научил меня тому, что…»; «Благодаря этому случаю я смог лучше…»;    «Это событие позволило мне сделать несколько выводов…»;

«Если бы это не произошло, вряд ли я смог бы по-настоящему понять, что такое…»;

«Эта часть моей жизни позволила понять, как ценно в нашем мире (в наше время)…».

 

Будущее

 

Это ключевая и самая непродолжительная часть в вашем выступлении (рис. 2.4).

Здесь вам нужно раскрыть:

свои планы на будущее, свое видение. Опишите перспективы и расскажите о том, что вы планируете сделать, чтобы превратить эти перспективы в настоящее. Расскажите, что вы не планируете останавливаться на достигнутом результате, что наметили новые горизонты. Вселяйте в слушателей уверенность и будьте сами уверены в том, что говорите;

 

призыв к действию — это ваш призыв к их действию! Попросите зрителей о том, о чем вы хотите попросить. Об этом вы говорили на начальном этапе, когда формулировали цель: «Я хочу, чтобы они…»

 

Теперь, когда вы подготовились к диалогу с аудиторией, проведите самоанализ.

 

Общая структура схемы «Прошлое — настоящее — будущее» представлена на рис. 2.5.